RESPONSABLE
Para todos los efectos será RESPONSABLE de los datos la compañía VBRAILLE S.A.S identificada con el Nit. 901759941.
OBJETIVO
El responsable es una empresa colombiana comprometida con la creación de entornos inclusivos tanto en el ámbito educativo como en el laboral. A través de la aplicación de tecnología social, busca reducir las brechas de desigualdad que enfrentan las personas con discapacidad, impulsando su plena participación y acceso a oportunidades en todos los sectores.
ALCANCE
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el RESPONSABLE o encargado del tratamiento de los datos personales. Todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan relación con la Entidad y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
DESTINATARIOS
Esta política está dirigida al público en general para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente frente al tratamiento y fines aplicables a sus datos, así como los derechos que tienen como titulares y que podrán ejercer en cualquier momento ante el RESPONSABLE, cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS RECTORES
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: La recolección, uso y el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: La recolección, uso y el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: La recolección, uso y el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a La recolección, uso y tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En la recolección, uso y tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: La recolección, uso y el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad: La información sujeta a recolección, uso y tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todos los colaboradores, contratistas y terceros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta. El RESPONSABLE, se compromete a tratar los datos personales de los titulares, tal como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. El RESPONSABLE, informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual o para los fines propios de la actividad del RESPONSABLE. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
El RESPONSABLE, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, El RESPONSABLE, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información.
Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Ejemplo: Nombres y apellidos, número de cedula de ciudadanía, datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información. Ejemplo: Fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, entre otros.
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Ejemplo: Datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS
El RESPONSABLE utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.
Con lo anterior, se tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. El titular asiste los derechos que le otorga la normatividad vigente sobre la protección de datos y el derecho a la información.
El tratamiento que realizará el RESPONSABLE será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
AUTORIZACION DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral, (iii) o por firmas de formatos (iv), las cuales son conductas inequívocas del titular que permiten concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como por ejemplo, cuando se solicita autorización para la grabación de reuniones virtuales o presenciales la cual debe quedar grabada y se tendrá durante el tiempo que perdura la grabación, de igual forma en los eventos corporativos en los que se deje constancia grabada o escrita de la autorización del titular.
Cuando la recolección de datos personales se realice a través de medios digitales del RESPONSABLE como el diligenciamiento de formularios en línea, portales web u otros canales similares, se entenderá que el titular de los datos indica su conducta inequívoca cuando (I) acepte mediante casilla de verificación (II) realice el diligenciamiento del formulario.
DERECHOS Y CONDICIONES SOBRE EL TRATAMIENTO
Derechos del Titular de los Datos Personales
Como titular de datos personales, se tiene derecho a:
Obligaciones de la compañía como responsable del tratamiento de datos
Conforme lo dispuesto por la ley 1581 de 2012, son obligaciones de los encargados del tratamiento:
TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS
El RESPONSABLE podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables o encargados del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información, a quienes tuvieren interés legítimo, cuando aplique por tratados internacionales que Colombia tenga con otros estados, en cumplimiento de la ley o por un mandato administrativo o judicial. En todo caso, se deberá dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
ATENCION A TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por el RESPONSABLE, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
Medio habilitado para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos
El RESPONSABLE, ha dispuesto el siguiente medio para la recepción de peticiones, consultas, quejas y reclamos a efectos de conservar la prueba de aquella:
PERIODO Y VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Todas las bases de datos de propiedad del RESPONSABLE tendrán el periodo y vigencia correspondiente con la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia.
VIGENCIA
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigor cuando se publique. Sera revisada, modificada y actualizada si se presentan nuevos lineamientos, requerimientos legales o directrices internas o externas que así lo requieran; por otra parte, los datos personales proporcionados mantendrán plena vigencia en las bases de datos del RESPONSABLE mientras que no se solicite la eliminación del mismo por parte del titular o interesado.
Las bases de datos del RESPONSABLE serán de vigencia indefinida por ser ellos necesarios para el desarrollo del objeto social de aquel.
MODIFICACIONES
VBRAILLE S.A.S se reserva el derecho de realizar modificaciones a su política de privacidad en tratándose de la información de carácter personal en cualquier momento; no obstante, para el efecto se deberá realizar una publicación de avisos con no menos de 20 días hábiles de anticipación durante la vigencia de la política a modificar en cualquiera de los medios habilitados por la compañía y que sean de adecuado acceso para el titular o interesado.
DIVULGACION
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales adoptada por el RESPONSABLE, será divulgada a través del portal web y rige a partir de la fecha de su publicación.